Для того, что бы не удерживать НДФЛ с сотрудника, который посещает деловой ужин, организация должна подтвердить, что это входит в должностные обязанности работника. Минфин уточнил, как оформить представительские расходы, что бы не возникло оснований облагались НДФЛ счета из ресторанов и продуктовых магазинов (письмо Минфина от 03.03.2015 г. № 03-04-06/11078). Подтверждающим документом будет приказ руководства о проведении деловых переговоров в ресторане со списком задействованных работников. Кроме того,  должна прослеживаться связь между темой переговоров и служебными обязанностями участника ужина. А по окончании сотрудник должен представить отчет о представительском мероприятии, счета из ресторанов, кассовые чеки, слипы если расчеты велись по банковской карте.