В целях производственной необходимости организации для обеспечения связи с работниками отдела продаж выдаются сотовые телефоны. При закупке телефонов акт по форме № ОС-1 оформляется на начальника отдела , телефоны хранятся у него же, а сам начальник отдела распределяет телефоны среди своих подчиненных и подтверждает выдачу телефона с помощью внутреннего акта приема-передачи. Правомерны ли такие действия? Достаточно ли такого внутреннего акта для того, чтобы в случае утраты сотового телефона этим сотрудником иметь основания удержать с него компенсацию за утраченный мобильный телефон?

Согласно ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, разрабатываются организацией самостоятельно и должна содержать обязательные реквизиты, установленные  ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ.

В соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 21 января 2003 г. № 7 акт о приеме-передаче объектов основных средств (унифицированная форма № ОС-1) применяется для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в организации для включения этих объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию.

   Унифицированной формой № ОС-1 предусмотрено оформление приема-передачи имущества, вводимого в эксплуатацию. При этом, по нашему мнению, на странице 3 формы № ОС-1 в строке «Сдал» должна стоять, например, подпись кладовщика или работника, который приобретал основное средство. А в строке «Принял» должна стоять подпись лица, которое назначено ответственным за хранение имущества приказом руководителя организации либо установлено трудовым договором. Это могут быть, например:

   – сотрудник организации, если указанными документами установлено, что каждый сотрудник организации отвечает за сохранность имущества, которым он пользуется;

   – руководитель отдела, если указанными документами предусмотрено, что он отвечает за сохранность имущества своего отдела;

   – материально-ответственное лицо организации, если в организации не предусмотрен иной порядок.

   В соответствии со ст. 238 ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. При этом под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества, а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.

   В соответствии с гл. 34 ТК РФ, а также Постановлением Правительства РФ от 14.11.2002 № 823 «О порядке утверждения перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» Минтруд России Постановлением от 31.12.2002 № 85 утвердил перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовые формы договоров о полной материальной ответственности.

   Кроме того, материальная ответственность возникает при недостаче ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу (п. 2 ст. 243 ТК РФ).

   Законодательством не установлена форма документа по закреплению за конкретным сотрудником вверенного ему имущества. Поэтому организация, на наш взгляд, должна разработать систему «внутреннего подотчета» и вправе самостоятельно разработать и утвердить акт приема-передачи вверенного имущества сотруднику организации.

   По нашему мнению, приложенный к запросу акт приема-передачи имущества соответствует принципам по оформлению первичного учетного документа, и если он подписан сторонами, то может являться основанием для закрепления за сотрудником вверенного ему имущества.

   В случае утраты вверенного имущества, а также при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества необходимо произвести инвентаризацию.

   Основанием для того, что бы удержать у сотрудника организации компенсацию за утраченное имущество, могут быть документы, составленные по результатам инвентаризации.